Ważny obowiązek od 1 października. Tego lepiej nie przegapić

Nie wystarczy założyć skrzynki

Październikowy termin dotyczy przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku. To ostatnia grupa firm obejmowana obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń. System już działa na dużą skalę. Od początku 2026 roku jest podstawowym elektronicznym kanałem kontaktu administracji z podmiotami niepublicznymi, jeśli konkretne przepisy nie wskazują innej formy komunikacji.

Skala jest już spora. Do początku sierpnia za pośrednictwem e-Doręczeń wysłano ponad 100 mln przesyłek, a w Bazie Adresów Elektronicznych znajdowało się 4,6 mln adresów. Firmy już teraz dostają tą drogą dokumenty urzędowe, między innymi decyzje dotyczące podatku od nieruchomości.

Samo posiadanie adresu nie rozwiązuje jednak problemu. Skrzynkę trzeba aktywować i regularnie sprawdzać. W firmie powinna być też wyznaczona osoba odpowiedzialna za korespondencję oraz pracownik, który przejmie jej obowiązki podczas nieobecności. Przy zmianach kadrowych trzeba natomiast pamiętać o aktualizacji dostępów.

14 dni może mieć duże znaczenie

Jednym z najważniejszych elementów całej sprawy jest termin doręczenia. Pismo wysłane przez urząd może zostać uznane za skutecznie doręczone po 14 dniach, nawet gdy adresat go faktycznie nie otworzył. Dlatego pozostawienie skrzynki bez nadzoru może mieć znacznie poważniejsze konsekwencje niż zwykłe przeoczenie wiadomości e-mail.

Trzeba też pamiętać, że e-Doręczenia nie są jedynym cyfrowym kanałem kontaktu firmy z administracją. Na przykład korespondencja ZUS wymagająca potwierdzenia trafia na adres do e-Doręczeń, a jej kopia może być dostępna na PUE/eZUS. Dostęp do dokumentów może mieć również odpowiednio umocowany pełnomocnik, na przykład księgowy lub biuro rachunkowe.

Odebranie dokumentu to dopiero początek. Pismo może wymagać odpowiedzi, zapłaty, przekazania dodatkowych dokumentów albo przygotowania wyjaśnień. Dlatego firma powinna mieć jasno określone nie tylko to, kto odbiera korespondencję, ale także komu ją przekazuje i kto odpowiada za wykonanie kolejnych czynności.

Sama cyfryzacja nie wystarczy

Problem może pojawić się wtedy, gdy odebrane dokumenty zaczynają krążyć po firmie za pomocą e-maili, komunikatorów i prywatnych notatek. W takiej sytuacji trudno później ustalić, kto przejął sprawę, czy dokument został przeczytany i czy zapisano termin na wykonanie wymaganej czynności.

Jak zwraca uwagę Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART, cyfrowy dokument nie oznacza jeszcze cyfrowego procesu. Kluczowe jest połączenie odbioru korespondencji z dalszym obiegiem dokumentu i kontrolą odpowiedzialności oraz terminów.